Zasady współpracy

Zasady abonamentu

Bez cennika od sztuki. Płacisz jeden abonament miesięczny: gwarantowany zakres podstawowy plus pula czasu księgowej na sprawy dodatkowe. Poniżej po ludzku opisujemy, co się w tym mieści i jak to liczymy.

Jak działa abonament

Abonament ma dwie części. Pierwsza to zakres podstawowy — wszystko, co musimy zrobić co miesiąc, żeby Twoje księgi i rozliczenia były prowadzone zgodnie z przepisami. Ta część jest zawsze w cenie.

Druga to pula czasu księgowej na sprawy dodatkowe — zaświadczenia, pisma, zestawienia, wyjaśnienia. Dopóki w puli zostaje czas, te sprawy też są w cenie.

• Pula jest miesięczna — dotyczy miesiąca, w którym pracujemy nad Twoimi sprawami — i nie przechodzi na kolejny miesiąc.
• Podstawą rozliczenia jest ewidencja czasu pracy biura — zapisujemy, ile czasu zajęła każda sprawa.
• Zestawienie dostajesz po miesiącu. Masz 7 dni na zastrzeżenia.

Zakres podstawowy — zawsze w cenie

Zakres podstawowy wykonujemy dla dokumentów mieszczących się w gwarantowanym wolumenie z umowy — liczbie dokumentów zakupu i sprzedaży oraz liczbie wyciągów bankowych w miesiącu. Nawet jeśli zajmie nam to więcej czasu niż cała pula, nie dopłacasz nic ponad abonament. Dokumenty ponad ten wolumen obsługujemy z puli czasu, tak jak sprawy dodatkowe.

Cztery czynności, takie same przy każdej formie księgowości:

1. Weryfikacja formalno-rachunkowa dokumentów. Sprawdzamy każdy dokument, który do nas trafi: czy ma to, co dokument księgowy mieć musi, czy kwoty i stawki się zgadzają i czy nadaje się do zaksięgowania. Braki zgłaszamy w systemie. Nie oceniamy natomiast, czy dany wydatek jest związany z Twoją działalnością — to zgodnie z przepisami zostaje po Twojej stronie.
2. Ujęcie dokumentów w ewidencjach. Księgujemy je po kolei i w komplecie, w terminach pozwalających rozliczyć okres — pod warunkiem, że dostaniemy je w umówionym dniu.
3. Rutynowe dowody wewnętrzne. Polecenia księgowania, amortyzacja według przyjętego planu, rozliczenia międzyokresowe, różnice kursowe, ujęcie spisu z natury. Dowody wymagające decyzji (odpisy, rezerwy, wycena, likwidacja) robimy na Twoją pisemną dyspozycję.
4. Wyliczenie podatków i wysyłka deklaracji. Liczymy zaliczkę na podatek dochodowy i rozliczenie VAT, wysyłamy deklaracje, ewidencje i pliki JPK na podstawie pełnomocnictwa, a Tobie podajemy kwoty do zapłaty w umówionym terminie.

Co konkretnie prowadzimy i wysyłamy — zależnie od formy księgowości:

Sprawy dodatkowe — z puli czasu

Wszystko, co wykracza poza comiesięczne prowadzenie ksiąg, robimy w ramach puli czasu:

• wyjaśnianie i uzgadnianie braków w dokumentach,
• korekty deklaracji i ewidencji z przyczyn leżących poza biurem,
• zaświadczenia — na przykład o niezaleganiu z podatkami,
• zestawienia do banku i wnioski leasingowe,
• pisma i wnioski do urzędów,
• reprezentacja przy czynnościach sprawdzających i kontrolach,
• sprawozdania do GUS i NBP,
• raporty i zestawienia na życzenie klienta,
• weryfikacja bilansu otwarcia po poprzednim biurze,
• zdarzenia nadzwyczajne: przekształcenie, zawieszenie, likwidacja.

Dopóki w puli zostaje czas — te sprawy są w cenie abonamentu. O wykorzystaniu 70 % i 100 % puli informujemy Cię w systemie. Jeśli w danym miesiącu spraw jest więcej, niż mieści się w puli, praca ponad pulę rozliczana jest według stawki godzinowej z umowy — zawsze po uprzedzeniu i tylko za faktycznie przepracowany czas.

Dwa wyjątki od uprzedzenia i akceptacji, oba opisane w umowie: po wyczerpaniu puli robimy bez pytania to, co jest niezbędne do dochowania ustawowego terminu — do 2 godzin w miesiącu, według stawki godzinowej. A gdy pula zostanie przekroczona o więcej niż połowę, sprawy nieterminowe wstrzymujemy do czasu Twojej akceptacji dalszych prac. Zakresu podstawowego żaden z tych wyjątków nie dotyczy — on jest w cenie zawsze.

Gwarancja ceny przez 12 miesięcy

Cena z umowy nie rośnie przez rok dla zakresu, na jaki ją wyliczyliśmy: liczby dokumentów w miesiącu, liczby pracowników i formy księgowości. Jeśli firma urośnie i wyjdzie poza ten zakres, przeliczamy abonament według tych samych stawek co przy podpisaniu umowy. Gwarantujemy stawki, nie kwotę oderwaną od ilości pracy.

Nowy abonament proponujemy dopiero wtedy, gdy przez trzy kolejne miesiące dokumentów jest o ponad 20 % więcej niż w gwarantowanym wolumenie — z miesięcznym uprzedzeniem. Po pierwszym roku raz w roku waloryzujemy cenę wskaźnikiem inflacji GUS, ze skutkiem od 1 marca, zawiadamiając Cię do 15 lutego.

Sprawozdanie finansowe (pełne księgi)

Roczne sprawozdanie finansowe sporządzamy poza abonamentem i poza pulą czasu — na osobnej fakturze, raz w roku. Jego wysokość to średnia miesięczna wartość netto naszego wynagrodzenia z roku, którego sprawozdanie dotyczy — liczona z abonamentów i dopłat za sprawy dodatkowe, bez kadr i płac oraz bez opłat dodatkowych. Podpisanie sprawozdania, jego zatwierdzenie i złożenie do KRS zostaje po stronie firmy.

Obieg dokumentów

Pracujemy wyłącznie elektronicznie — dokumenty przekazujesz przez system SaldeoSMART. Faktury z KSeF pobieramy sami, na podstawie uprawnienia do dostępu do faktur nadanego na NIP biura; nie musisz nam ich przesyłać ani niczego drukować.

Liczy się data rejestracji w systemie. Dokument przekazany poza systemem — mailem, papierowo, w rozmowie — traktujemy jako nieprzekazany.

Co zostaje po stronie klienta

• rzetelność i kompletność dokumentów,
• ocena, czy wydatek jest związany z działalnością,
• należyta staranność wobec kontrahentów — biała lista, podzielona płatność,
• terminowe przekazywanie dokumentów przez system,
• złożenie pełnomocnictwa UPL-1 przez e-Urząd Skarbowy — bez niego nie wyślemy za Ciebie deklaracji; przy kadrach dodatkowo pełnomocnictwo ZUS-PEL przez PUE ZUS,
• wystawianie faktur sprzedaży i przesyłanie ich do KSeF,
• kasy fiskalne,
• spis z natury,
• informowanie nas o zdarzeniach nietypowych: pożyczki, aporty, transakcje z podmiotami powiązanymi,
• zapłata podatków i składek,
• obsługa własnej skrzynki e-Doręczeń i e-Urzędu Skarbowego.

Kadry i płace

Kadry i płace to osobny pakiet — nie wchodzą do abonamentu księgowego. Wyceniamy je od liczby pracowników.

Szczegóły reguluje umowa i ogólne warunki obsługi. W razie rozbieżności decyduje umowa.